Baza wiedzy to najczęściej odwiedzana część każdego SaaS-a. Klienci szukają odpowiedzi zanim napiszą do supportu. Gdy baza jest dobrze zrobiona, zmniejsza liczbę zgłoszeń o 30–50%.

Ale co gdy masz 7 wersji językowych i ponad 4 000 wpisów? Migracja staje się projektem, nie zadaniem.

Skala: co mieliśmy do przeniesienia

Fakturownia - 7 języków, 4 318 wpisów

Język	Baza wiedzy	Wpisy	Domena
Polski	pomoc.fakturownia.pl	1 591	Główna
Angielski	help.invoiceocean.com	649	InvoiceOcean
Hiszpański	soporte.bitfactura.com	606	BitFactura
Ukraiński	dopomoha.bitfaktura.ua	580	BitFaktura UA
Czeski	napoveda.bitfaktura.cz	410	BitFaktura CZ
Słowacki	pomocnik.bitfaktura.sk	273	BitFaktura SK
Niemiecki	kundenservice.efakturierung.de	209	eFakturierung

Do tego forum sugestii z 42 559 wpisami od użytkowników w 6 językach.

Sugester - 4 języki, 3 664 wpisy

Język	Baza wiedzy	Wpisy
Polski	pomoc.sugester.pl	2 047
Angielski	help.sugester.com	1 311
Hiszpański	soporte.sugester.es	102
Francuski	aide.intum.fr	204

Intum - 2 języki, 254 wpisy

Nowy produkt z bazą budowaną równolegle w polskim i angielskim od początku.

Problem nr 1: każdy język to osobna domena

Każda wersja językowa Fakturowni to osobna marka z własną domeną:

• fakturownia.pl → pomoc.fakturownia.pl
• invoiceocean.com → help.invoiceocean.com
• bitfaktura.ua → dopomoha.bitfaktura.ua

Nie mogliśmy dodać /en/ do jednej domeny. Każda baza wiedzy musi żyć na własnej subdomenie, z własnym SSL i routingiem.

Rozwiązanie: System pozwala przypisać dowolną domenę do każdej bazy wiedzy. DNS CNAME wskazuje na nasz serwer, a system automatycznie rozpoznaje bazę po domenie i serwuje odpowiednią wersję.

Problem nr 2: powiązanie tłumaczeń

Artykuł „Jak wystawić fakturę” istnieje w 7 językach. Klient na help.invoiceocean.com powinien widzieć angielską wersję, ale też mieć możliwość przełączenia na inne języki.

Rozwiązanie: grupy tłumaczeń - wewnętrzny mechanizm łączący bazy wiedzy w grupy. Wszystkie bazy Fakturowni są powiązane. System wie, że polska i angielska baza to te same artykuły w różnych językach.

Dzięki temu:

• Wpisy powiązane 1:1 między językami
• Kategorie zachowują strukturę
• Nowa wersja językowa dziedziczy układ z istniejącej bazy

Problem nr 3: 42 000 wpisów na forum

Forum sugestii Fakturowni to 42 559 wpisów pisanych przez użytkowników. To feature requesty, zgłoszenia, pomysły.

Osobna baza w trybie “forum” pozwala użytkownikom:

• Dodawać własne wpisy
• Głosować na pomysły
• Komentować i śledzić status

Migracja forum wymagała przeniesienia treści, głosów, komentarzy i statusów.

Jak wyglądał proces migracji

Krok 1: Eksport ze starego systemu

Wyciągnęliśmy przez API:

• Tytuły, treści (Markdown), kategorie
• Metadane: autor, data, status
• Załączniki i obrazki
• Powiązania między wersjami językowymi

Krok 2: Mapowanie kategorii

Fakturownia PL ma 18 kategorii - od „Pierwsze kroki” po „API”. Te same kategorie muszą istnieć w każdej wersji językowej.

Stworzyliśmy mapę: kategoria PL → EN → ES → UK → CS → SK → DE.

Krok 3: Import przez API

Nowy system udostępnia REST API do zarządzania bazą wiedzy. Każdy wpis importowany z zachowaniem oryginalnej daty, autora, statusu i powiązania z innymi językami.

Krok 4: Redirecty 301

Stare URL-e muszą przekierowywać na nowe. Bez tego tracimy pozycje w Google i łamiemy linki z maili i dokumentacji.

Krok 5: Weryfikacja

Po migracji sprawdziliśmy:

• Dostępność wszystkich wpisów
• Poprawność kategorii i wyszukiwania
• Brak błędów 404 w Google Search Console

Wersje językowe: jak budowaliśmy bazy równolegle

Każdy produkt ma inną strategię na wielojęzyczność. Fakturownia budowała bazy wiedzy latami - polski był pierwszy, potem angielski, hiszpański i tak dalej. Każda wersja powstawała osobno, z czasem rozjeżdżając się ze sobą.

Przy Intum poszliśmy inaczej: polska i angielska baza powstawały równolegle od początku. Dzięki temu struktura kategorii jest spójna, a wpisy pokrywają się 1:1.

Kluczowa lekcja: im wcześniej zaczniesz myśleć o wielojęzyczności, tym mniej pracy później.

Co byśmy zrobili inaczej

1. Zacząć od kategorii. Najpierw ustalić strukturę we wszystkich językach, potem importować wpisy. Zmiana kategorii po imporcie 4 000 wpisów to koszmar.

2. Walidować linki wewnętrzne. Wpisy linkują do siebie. Po migracji część linków się zepsuła bo zmieniły się slugi.

3. Nie odkładać redirectów. Przez 2 tygodnie bez redirectów straciliśmy ruch organiczny. Redirecty powinny być gotowe w dniu migracji.

Podsumowanie w liczbach

Metryka	Wartość
Łączna liczba wpisów	8 500+
Języki	9 (pl, en, es, uk, cs, sk, de, fr)
Produkty	4 (Fakturownia, Sugester, Intum, Siteor)
Domen z bazą wiedzy	15+
Utracone wpisy	0

Jeśli planujesz migrację bazy wiedzy - napisz do nas. Mamy doświadczenie z bazami od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy wpisów.